1、消减过度的资料
　　过度的资料会导致密集柜的严重变形，从而引发机器故障。让机器的原本消耗迅速增快。所以适当的消减资料能够让机器更加灵活。
2、防火
　　许多火灾的发生，源于人为的忽略。监管人员除了本职工作外，必要的救活装备也要规划装备好，以备不时之需。
3、防高温文湿润
　　纸张遇水，很简单褶皱变形，因而档案室内的防高温、防湿润办法不行松懈。若条件允许，尽量防止将库房设置在建筑的顶层或西向夕晒房间。此外，可采纳密封的办法隔热隔湿，或采纳定时通风的办法降温降湿。